Émargement numérique par QR code : le guide complet

La feuille de présence papier reste la norme dans beaucoup de séances, formations et assemblées. Elle est pourtant lente à remplir, difficile à archiver et souvent incomplète. L'émargement numérique par QR code résout ces problèmes en quelques minutes. Voici comment.

Pourquoi remplacer la feuille de présence papier ?

Une liste de présence en ligne supprime la double saisie, garantit l'unicité des signatures et permet un export immédiat pour les rapports d'activité, la facturation d'une formation ou la traçabilité administrative.

Fin des feuilles de présence égarées ou illisibles
Aucune saisie manuelle : les données sont déjà numériques
Anti-doublons : une signature par personne et par émargement
Signature électronique horodatée, valeur probante
Export Excel et PDF conforme aux archives administratives
Fonctionne sur tout smartphone, sans installation d'application

Comment ça marche en 4 étapes

1. Créez l'émargement

Renseignez le titre, la date, le lieu et éventuellement la direction organisatrice. La création prend moins d'une minute.

2. Partagez le QR code

Un QR code unique est généré. Affichez-le à l'entrée, projetez-le à l'écran ou envoyez le lien à vos participants.

3. Les participants signent

Chacun scanne, remplit ses informations (nom, structure, fonction, contact) et signe du doigt sur son téléphone.

4. Exportez la liste

Récupérez la liste de présence prête à archiver au format Excel ou PDF, avec signatures intégrées.

Pour qui ?

ONA s'adresse aux administrations, écoles, centres de formation, associations et entreprises, ainsi qu'à tout organisateur d'événements rassemblant suffisamment de personnes : forums, salons, conférences, ateliers ou séminaires, qui souhaitent fiabiliser leurs listes d'émargement.

Questions fréquentes sur l'émargement numérique par QR code

Qu'est-ce qu'ONA ?: ONA est un service d'émargement numérique par QR code. Il remplace la feuille de présence papier : vous créez un formulaire d'émargement, partagez un QR code, les participants signent depuis leur téléphone et vous exportez la liste de présence en Excel ou PDF. ONA s'adapte à tout événement qui rassemble suffisamment de personnes : séances administratives, formations, forums, salons, conférences, ateliers ou séminaires.
Comment fonctionne l'émargement numérique par QR code ?: Chaque émargement génère un QR code unique. Le participant le scanne avec l'appareil photo de son téléphone, renseigne son nom, sa structure, sa fonction et son contact, puis signe du doigt à l'écran. La signature est horodatée et rattachée automatiquement à la liste de présence de l'émargement.
Faut-il installer une application pour signer ?: Non. L'émargement se fait dans le navigateur du téléphone après le scan du QR code. Aucune application, aucun compte et aucune configuration ne sont nécessaires pour les participants ; seul l'organisateur crée un compte ONA.
La signature électronique a-t-elle une valeur probante ?: La signature est enregistrée sous forme d'image manuscrite, horodatée, associée au nom, à la structure et au contact du signataire, puis intégrée aux exports PDF. Elle constitue une preuve de présence exploitable pour un rapport d'activité, un audit ou la justification d'une formation auprès d'un bailleur.
Peut-on exporter la liste de présence en Excel ou en PDF ?: Oui. La liste d'émargement s'exporte en Excel pour le traitement des données et en PDF prêt à archiver, signatures incluses. L'éditeur PDF permet en plus d'adapter l'en-tête et la mise en page, avec des modèles pour administrations et organisations internationales.
Comment ONA évite-t-il les doublons et les fausses signatures ?: Une seule signature est acceptée par personne et par émargement : les doublons sont bloqués côté serveur. Les émargements sont également plafonnés et automatiquement clôturés après l'émargement, ce qui empêche l'ajout de présences après coup.
Combien coûte ONA ?: La création de émargements, la génération des QR codes, la collecte des signatures et les exports Excel et PDF sont accessibles gratuitement depuis un compte organisateur.

Prêt à essayer ?

Créez votre premier émargement en moins d'une minute. Le service est gratuit et sans installation.